FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Définition détaillée

Le FEC, ou Fichier des Écritures Comptables, est un fichier informatique qui rassemble toutes les écritures comptables validées d'un exercice, dans un format normé par la loi. Depuis 2014, toute entreprise qui tient sa comptabilité sur un logiciel doit être capable de le produire et de le remettre à l'administration fiscale dès le premier jour d'un contrôle.

Concrètement, il s'agit d'un export exhaustif du grand livre : chaque ligne du fichier correspond à une écriture comptable, avec son journal, sa date, ses comptes mouvementés et ses montants au débit et au crédit. Le FEC n'est donc pas un document de synthèse comme le bilan ou le compte de résultat, mais la matière première brute de la comptabilité, ligne par ligne.

Format et 18 champs obligatoires

Le FEC est un fichier texte à plat, une écriture par ligne, avec un séparateur unique entre les colonnes (tabulation ou barre verticale). Le nom du fichier suit lui aussi une norme : le numéro SIREN de l'entreprise, suivi de "FEC" et de la date de clôture de l'exercice.

Chaque ligne comporte 18 champs obligatoires, toujours dans le même ordre :

Un champ mal nommé, mal placé ou vide alors qu'il devrait être renseigné suffit à rendre le fichier non conforme. La date de validation (champ 16) est un point de contrôle sensible : elle prouve que les écritures ont été figées et ne peuvent plus être modifiées.

À quoi sert le FEC

Le FEC a été créé pour donner à l'administration un accès rapide et exploitable à toute la comptabilité, sans avoir à éplucher des classeurs papier. Une fois le fichier chargé, le vérificateur passe la comptabilité au crible de traitements automatisés :

• Détecter des anomalies : trous dans la numérotation des écritures, dates incohérentes, écritures passées un jour non ouvré ou après la clôture.
• Recouper les montants déclarés avec la comptabilité réelle, notamment la TVA collectée et déductible.
• Repérer les écritures manuelles inhabituelles, souvent le signe d'un ajustement de dernière minute.
• Reconstituer les soldes et vérifier la cohérence avec la liasse fiscale déposée.

C'est la pièce demandée en tout premier lors d'un contrôle fiscal d'une comptabilité informatisée. Un FEC propre accélère le contrôle et limite les questions ; un fichier bancal attire l'attention et allonge la procédure.

Sanctions en cas de non-conformité

Ne pas pouvoir remettre le FEC, ou remettre un fichier non conforme, n'est pas une simple formalité manquée. Le fichier illisible, incomplet ou mal structuré est traité comme une absence de fichier.

• Amende de 5 000 € pour défaut de présentation d'un FEC conforme, par exercice contrôlé.
• Majoration de 10 % des droits mis à la charge de l'entreprise si une rectification suit et que ce montant dépasse l'amende forfaitaire.
• Rejet de comptabilité : dans les cas graves, l'administration écarte la comptabilité et reconstitue elle-même le résultat, ce qui aboutit souvent à un redressement plus lourd.

Le rôle du logiciel comptable

La conformité du FEC repose presque entièrement sur l'outil qui tient la comptabilité. Un logiciel de comptabilité à jour génère le fichier aux 18 champs et au format attendus en une manipulation, à partir des écritures déjà saisies. C'est ce qui rend la contrainte indolore quand la comptabilité est bien tenue.

Deux réflexes limitent le risque. D'abord, vérifier que le logiciel produit bien un FEC et pas un simple export libre. Ensuite, passer le fichier dans l'outil gratuit Test Compta Demat de la DGFiP, qui signale les erreurs de structure avant qu'un vérificateur ne les trouve. Un expert-comptable en ligne inclut en général ce contrôle dans sa prestation et conserve un FEC valide pour chaque exercice clos.

Questions fréquentes