Extrait Kbis

Définition détaillée

L'extrait Kbis est le seul document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). On le présente souvent comme la "carte d'identité" de la société : il prouve qu'elle existe légalement et il en résume toutes les informations essentielles à un instant donné.

Le Kbis est établi et signé par le greffe du tribunal de commerce dont dépend la société. Il ne fait que reproduire ce qui figure déjà au RCS, mais avec une valeur probante : c'est un extrait officiel, opposable aux tiers, que réclament la banque, l'administration ou un partenaire commercial pour vérifier avec qui ils traitent. Un professionnel qui achète, prête ou contracte avec une société peut ainsi confirmer son existence et l'identité de ses dirigeants.

Ce que contient un Kbis

Un extrait Kbis rassemble sur une à deux pages toutes les données d'identification d'une société :

• La dénomination sociale et le sigle ou nom commercial éventuel.
• Le numéro SIREN et la mention d'immatriculation au RCS (voir le code APE et le numéro SIREN qui identifient l'entreprise et son activité).
• La forme juridique : SARL, SAS, EURL, SASU, SA, SCI, etc.
• Le montant du capital social.
• L'adresse du siège social et, le cas échéant, des établissements secondaires.
• L'identité des dirigeants : gérant, président, directeur général, commissaire aux comptes le cas échéant.
• L'activité détaillée de la société et la date de constitution.
• D'éventuelles procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement, liquidation).

Ces informations proviennent des statuts et des déclarations faites au greffe. Toute modification (changement de gérant, transfert de siège, augmentation de capital) doit être déclarée, puis elle apparaît sur les extraits suivants.

Kbis, K, D1 : qui a quel document

Le justificatif d'existence dépend de la nature de l'entreprise. Il ne faut pas confondre le Kbis avec ses cousins :

La différence de fond tient à la personnalité juridique. Le Kbis identifie une personne morale, c'est-à-dire une société distincte de ses associés. L'extrait K identifie une personne physique : un entrepreneur individuel qui exerce une activité commerciale sous son propre nom, sans avoir créé de société. Depuis 2023, les artisans et les entreprises non immatriculées au RCS ne relèvent plus de l'ancien extrait D1 mais du Registre national des entreprises (RNE), dont l'extrait joue le même rôle de justificatif.

À quoi sert le Kbis

Au quotidien, un dirigeant a besoin d'un Kbis récent dans de nombreuses démarches :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de la société.
• Signer un bail commercial ou un contrat de crédit-bail.
• Répondre à un appel d'offres public ou privé.
• Acheter à crédit auprès d'un fournisseur qui veut vérifier l'existence de son client.
• Prouver l'identité du représentant légal habilité à engager la société.
• Souscrire certaines assurances ou adhésions professionnelles.

Dans presque tous ces cas, on vous demandera un extrait de moins de 3 mois, gage que la situation reproduite est encore d'actualité.

Où et comment l'obtenir

Deux canaux officiels permettent de récupérer un Kbis, selon que vous soyez le dirigeant ou un tiers :

• MonIdenum : le représentant légal télécharge gratuitement et à volonté le Kbis de sa propre société, après avoir créé une identité numérique vérifiée.
• Infogreffe : toute personne peut commander l'extrait d'une société, contre quelques euros, en version PDF ou papier. C'est la voie habituelle pour obtenir le Kbis d'un partenaire ou d'un futur fournisseur.

Dans les deux cas, le document est produit par le greffe du tribunal de commerce et porte sa signature électronique. Un expert-comptable gère souvent ces demandes pour ses clients, en même temps que les formalités de modification (changement de siège, de gérant ou de capital) qui mettent le Kbis à jour.

Questions fréquentes