Note de frais
Document qui permet à un dirigeant ou un salarié de se faire rembourser des dépenses professionnelles avancées avec son argent personnel : repas, transport, hébergement, carburant. Elle doit être appuyée par des justificatifs pour être remboursée sans charges sociales ni impôt.
Sommaire
Définition détaillée
Une note de frais retrace une dépense professionnelle qu'un dirigeant ou un salarié a réglée avec son argent personnel et pour laquelle il demande un remboursement à l'entreprise. Le principe est simple : si la dépense a été engagée dans l'intérêt de l'activité, l'entreprise la prend à sa charge, et le remboursement n'est ni un salaire ni un revenu imposable.
Les postes les plus courants sont les repas, les transports (train, avion, taxi, péages, stationnement), l'hébergement lors d'un déplacement et le carburant pour les trajets effectués avec un véhicule personnel. Chaque note doit préciser la date, le montant, la nature de la dépense et son motif professionnel.
Frais réels ou forfait
L'entreprise rembourse une note de frais de deux manières, au choix selon la nature de la dépense.
- Au réel : on rembourse le montant exact payé, ticket ou facture à l'appui. C'est la règle pour l'hébergement, les péages ou un billet de train.
- Au forfait : on applique un barème publié par l'URSSAF ou l'administration fiscale, sans avoir à justifier chaque euro. Deux forfaits reviennent souvent :
- Les indemnités kilométriques, qui couvrent le trajet en voiture personnelle (usure, carburant, assurance) selon la puissance fiscale et la distance annuelle.
- Les indemnités de repas URSSAF, une allocation forfaitaire versée quand le salarié ne peut pas rentrer déjeuner, en déplacement ou sur un chantier.
Le forfait simplifie la gestion, mais l'exonération de cotisations n'est acquise que dans la limite des plafonds URSSAF. Au-delà, la part qui dépasse le barème devient un complément de salaire soumis à charges.
Exemples de frais courants et leur traitement
Voici comment se traitent les dépenses les plus fréquentes, entre mode de remboursement et récupération de TVA :
| Type de dépense | Remboursement | TVA récupérable |
| Repas d'affaires | Réel ou forfait | Oui |
| Hôtel (personnel) | Réel | Oui |
| Train, avion, taxi | Réel | Non |
| Péage, stationnement | Réel | Oui |
| Carburant (essence, gazole) | Réel | 80 % |
| Voiture personnelle | Indemnité kilométrique | Non |
La TVA sur l'hébergement n'est déductible que pour le personnel salarié, jamais pour le dirigeant ni pour un invité. Les indemnités kilométriques, elles, sont un forfait qui intègre déjà le carburant : on ne récupère aucune TVA dessus.
Justificatifs et récupération de TVA
Le justificatif est le cœur du dispositif. Un simple relevé bancaire ne suffit pas : il faut la facture ou le ticket original avec la date, le montant et la nature de la dépense. Pour un repas, mieux vaut noter le motif et les personnes présentes. Les pièces se conservent au moins 6 ans, l'archivage numérique étant admis s'il garantit l'intégrité du document.
La récupération de la TVA ajoute une exigence : la facture doit être au nom de l'entreprise et mentionner le montant de taxe. Sans facture conforme, la dépense reste déductible du résultat, mais l'entreprise perd la TVA. C'est pour cette raison qu'un ticket de restaurant détaillé vaut mieux qu'une addition manuscrite.
Comptabilisation et plafonds URSSAF
Une note de frais s'enregistre en charge dans le compte de résultat, ventilée par nature (voyages et déplacements, réceptions, carburant). La TVA récupérable est isolée à part en TVA déductible. La contrepartie est soit un remboursement direct au salarié, soit une inscription au compte courant d'associé du dirigeant, qui se fera régler plus tard.
Ces charges réduisent le résultat imposable, donc l'impôt de la société. Mais l'exonération de cotisations sociales dépend du respect des plafonds URSSAF : chaque forfait (repas, grand déplacement, indemnité kilométrique) a un montant limite réactualisé chaque année. La fraction qui dépasse ce plafond bascule en complément de salaire et supporte des charges, au même titre qu'une ligne de bulletin de paie.
Besoin d'un expert-comptable pour cadrer vos notes de frais et sécuriser la TVA ?
Comparer les experts-comptables en ligneQuestions fréquentes
Une note de frais est-elle imposable ?
Non, à condition qu'elle rembourse une dépense professionnelle réelle, justifiée et engagée dans l'intérêt de l'entreprise. Le remboursement n'est alors ni un salaire ni un revenu imposable pour le bénéficiaire, et il n'entre pas dans l'assiette des cotisations sociales. En l'absence de justificatif ou si la dépense est manifestement personnelle, l'URSSAF peut requalifier le remboursement en salaire déguisé et réclamer cotisations et impôt.
Quels justificatifs faut-il conserver pour une note de frais ?
Il faut la facture ou le ticket original mentionnant la date, le montant et la nature de la dépense. Pour un repas ou un déplacement, on précise aussi le motif professionnel et, si possible, les personnes présentes. La facture est indispensable pour récupérer la TVA. Les justificatifs se conservent au moins 6 ans, l'archivage numérique étant admis s'il garantit la fidélité et l'intégrité du document.
Quelle est la différence entre frais réels et frais au forfait ?
Au réel, on rembourse le montant exact payé, justificatif à l'appui. Au forfait, on applique un barème fixé par l'URSSAF ou l'administration fiscale : indemnités kilométriques pour les trajets en voiture personnelle, indemnité forfaitaire de repas, allocations de grand déplacement. Le forfait évite de justifier chaque euro dépensé, mais l'exonération de cotisations n'est acquise que dans la limite des plafonds URSSAF.
Peut-on récupérer la TVA sur une note de frais ?
Oui sur certaines dépenses, à condition de détenir une facture au nom de l'entreprise. La TVA est récupérable sur les repas, l'hébergement du seul personnel (pas des dirigeants ni invités), le carburant gazole et l'essence désormais alignés à 80 pour cent, et les péages. Elle reste exclue sur les frais de transport de personnes comme le train, l'avion ou le taxi, et sur les cadeaux au-delà d'un seuil.
Comment se comptabilise une note de frais ?
La dépense est enregistrée en charge dans le compte de résultat, par catégorie : voyages et déplacements, réceptions, carburant. La TVA récupérable est isolée en compte de TVA déductible. La contrepartie est un remboursement au salarié ou l'inscription au compte courant d'associé du dirigeant, qui pourra se faire régler plus tard. Ces charges viennent réduire le résultat imposable de l'entreprise.