Note de débit
Document par lequel une entreprise réclame à un tiers une somme qui ne correspond pas à une vente de biens ou de services : pénalités de retard, refacturation de frais, régularisation en sa faveur. C'est l'inverse de l'avoir, qui diminue une créance, alors que la note de débit en crée une nouvelle.
Sommaire
Définition détaillée
La note de débit est un document commercial qui informe un tiers qu'il est débité d'une certaine somme. Le terme vient de la logique comptable : le compte du client est débité, donc sa dette envers vous augmente.
Elle sert à réclamer ce qui n'est pas le prix d'une vente. Une facture rémunère une livraison ou une prestation, une note de débit couvre le reste : une pénalité, une indemnité, un remboursement de frais engagés pour le compte d'un autre.
Les cas d'usage courants
- Pénalités de retard de paiement. Le cas le plus fréquent. La loi prévoit une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, à laquelle s'ajoutent les intérêts de retard prévus par vos conditions générales de vente.
- Refacturation de frais avancés. Vous avez payé un transport, un droit d'enregistrement ou une fourniture pour le compte de votre client, et vous lui en demandez le remboursement à l'euro près.
- Indemnités contractuelles. Une clause du contrat prévoit une compensation en cas de retard de livraison, d'annulation tardive ou de rupture anticipée.
- Régularisation d'un trop-perçu par le client. Une erreur en sa faveur sur une facture précédente, que vous corrigez sans passer par une nouvelle vente.
Le point sensible : la TVA
La règle de base : une somme n'est soumise à la TVA que si elle rémunère une contrepartie. Des pénalités de retard n'en sont pas une, elles réparent un préjudice. Elles sortent donc du champ de la TVA, et la note de débit s'établit sans taxe.
La confusion arrive sur les refacturations. Si vous avez avancé une dépense au nom et pour le compte de votre client, avec la facture établie à son nom, il s'agit d'un débours : vous refacturez le montant TTC sans TVA supplémentaire. Si en revanche vous avez engagé la dépense pour vous-même avant de la répercuter, c'est une prestation qui suit votre propre régime de TVA, et vous devez émettre une vraie facture.
Une note de débit mal qualifiée se retourne contre son émetteur : l'administration réclame la TVA qui aurait dû être collectée, et le client perd le droit à déduction faute de facture régulière. Ce sujet touche directement aux charges déductibles du destinataire.
Note de débit ou facture d'avoir
Les deux documents corrigent une relation commerciale, mais dans des sens opposés :
| Document | Effet pour le client |
| Facture d'avoir | Il doit moins |
| Note de débit | Il doit plus |
| Facture rectificative | Remplace le montant initial |
Quand l'erreur porte sur la facture elle-même (mauvais prix, mauvaise quantité), la bonne réponse n'est pas la note de débit mais la facture rectificative ou l'avoir suivi d'une nouvelle facture. La note de débit sert aux sommes qui n'étaient pas dans la facture d'origine et n'avaient pas à y être.
Ce qu'elle doit contenir
Aucune mention n'est imposée par les textes, mais un document contesté doit tenir devant un juge ou un contrôleur. Faites y figurer :
- Les identités complètes des deux parties, avec les numéros SIREN.
- Un numéro et une date, dans une série distincte de vos factures.
- Le motif précis de la somme réclamée, avec la référence de la facture ou du contrat concerné.
- La mention "hors du champ de la TVA" quand c'est le cas, avec le fondement (indemnité, débours).
- Les modalités et le délai de paiement.
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Comparer les plateformes de facturation électroniqueQuestions fréquentes
Quelle différence entre une note de débit et une facture ?
La facture constate une vente de biens ou une prestation de services entrant dans le champ de la TVA. La note de débit réclame une somme qui n'est la contrepartie d'aucune prestation : des pénalités de retard, une indemnité, la refacturation de frais avancés pour le compte d'un tiers. C'est cette absence de contrepartie qui la place généralement hors du champ de la TVA.
Faut-il appliquer la TVA sur une note de débit ?
En principe non pour les pénalités de retard et les indemnités, qui sont hors du champ de la TVA faute de contrepartie. Mais tout dépend de la nature réelle de la somme réclamée : une refacturation de frais correspondant à un service rendu suit le régime de TVA de ce service. La qualification prime sur l'intitulé du document, et une note de débit qui masque une prestation sera requalifiée.
Une note de débit est-elle une note de frais ?
Non, les deux n'ont rien à voir malgré la proximité des termes. La note de frais est un document interne par lequel un salarié ou un dirigeant se fait rembourser des dépenses professionnelles avancées. La note de débit est un document externe, adressé à un client ou à un partenaire pour lui réclamer une somme.
La note de débit est-elle concernée par la facturation électronique ?
Cela dépend de ce qu'elle contient. Une note de débit qui réclame une somme hors du champ de la TVA reste un document commercial libre. En revanche, si elle refacture une opération soumise à TVA, c'est une facture électronique au sens fiscal quel que soit son intitulé, et elle doit emprunter le circuit des plateformes agréées. En cas de doute, émettez une vraie facture.
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