Facture électronique

Définition détaillée

Une facture électronique est une facture dont les mentions obligatoires existent sous forme de données structurées, c'est-à-dire d'un fichier que la machine du destinataire sait lire et intégrer sans ressaisie. Le montant HT, le taux de TVA, le numéro SIREN de l'acheteur ou la date d'échéance ne sont plus seulement imprimés sur une page : ils sont balisés dans un fichier XML.

Cette définition est plus étroite que le sens courant. Dans le langage de la réforme française, la facture doit aussi être transmise par une plateforme et non par email direct, et ses données de TVA doivent remonter à l'administration fiscale. Trois conditions donc : un format structuré, un canal de transmission encadré, et une remontée fiscale.

Pourquoi un PDF ne suffit plus

Un PDF envoyé par email est une facture dématérialisée, pas une facture électronique. La différence tient à ce que le destinataire peut en faire : un PDF doit être lu par un humain ou passé à la reconnaissance de caractères, avec les erreurs que cela suppose. Un fichier structuré s'intègre directement dans la comptabilité du client.

L'administration y gagne aussi. En recevant les données de TVA au fil de l'eau, elle pré-remplit les déclarations et repère les écarts entre la TVA déductible déclarée par l'acheteur et la TVA collectée déclarée par le vendeur. C'est la raison d'être de la réforme : la lutte contre la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards d'euros par an.

Les trois formats admis

Le socle minimum réglementaire retient trois formats, tous issus de la norme européenne EN 16931 :

• Factur-X : un format hybride. Le fichier est un PDF lisible à l'écran, avec un XML embarqué à l'intérieur. C'est le plus répandu chez les TPE et PME, parce qu'il reste consultable par un humain.
• UBL (Universal Business Language) : un XML pur, très utilisé à l'international et dans les échanges via le réseau Peppol.
• CII (Cross Industry Invoice) : un XML pur également, porté par l'ONU et privilégié dans l'industrie et les échanges EDI historiques.

Vous n'avez pas à choisir vous-même : votre plateforme convertit d'un format à l'autre selon ce que sait recevoir votre client. Le détail technique est traité dans notre article sur le format Factur-X.

Calendrier de l'obligation

Deux obligations distinctes, avec deux calendriers différents. La réception concerne tout le monde en même temps, l'émission dépend de la taille de l'entreprise.

Le point souvent mal compris : même une micro-entreprise qui n'émettra ses factures au format électronique qu'en septembre 2027 doit déjà être capable d'en recevoir. Ses fournisseurs, eux, peuvent lui en envoyer depuis septembre 2026.

Comment circule une facture électronique

Le modèle français est dit "en Y" : la facture ne va jamais directement du vendeur à l'acheteur. Elle transite par une plateforme agréée, qui la route vers la plateforme du client et transmet en parallèle les données de TVA à l'administration.

• L'émetteur dépose sa facture sur sa plateforme agréée.
• Celle-ci interroge l'annuaire central du Portail Public de Facturation pour savoir sur quelle plateforme le client reçoit ses factures.
• La facture est livrée à la plateforme du destinataire, qui la met à disposition dans son outil.
• Les données de facturation remontent à la DGFiP, avec les statuts du cycle de vie (déposée, rejetée, encaissée).

Les opérations qui échappent à ce circuit (ventes aux particuliers, clients étrangers) sont couvertes par le e-reporting, une simple transmission de données sans facture structurée.

Sanctions et cas particuliers

Ne pas émettre au format électronique quand on y est tenu coûte 50 euros par facture depuis la loi de finances pour 2026, contre 15 euros avant. Le défaut de e-reporting coûte 500 euros par transmission, contre 250 euros avant. Le total est plafonné à 15 000 euros par an et par entreprise. Le détail des cas de figure est dans notre article sur les sanctions de la facturation électronique.

Certaines opérations restent hors du champ : les factures aux particuliers, les prestations exonérées de TVA au titre des articles 261 à 261 E du code général des impôts (santé, enseignement, opérations bancaires et d'assurance), et les factures vers des clients établis hors de France. Ces dernières basculent dans le e-reporting.

Questions fréquentes