1. La définition exacte
La Factur-X est un format de facture mixte créé conjointement par la France (via le FNFE-MPE, le forum national de la facture électronique) et l'Allemagne. Techniquement, une Factur-X est un fichier PDF/A-3, c'est-à-dire un PDF conçu pour l'archivage longue durée, dans lequel est attaché un fichier XML.
Ce fichier XML n'est pas visible quand vous ouvrez le PDF. Il vit à l'intérieur du document et contient toutes les données de la facture sous forme structurée : identité du vendeur et de l'acheteur, numéro de facture, dates, montants HT, taux et montants de TVA, détail des lignes. Le XML suit la syntaxe CII (Cross Industry Invoice) de l'ONU, conforme à la norme sémantique européenne EN 16931.
2. Pourquoi un format hybride (lisible et structuré)
Pour comprendre l'intérêt de la Factur-X, il faut voir les deux extrêmes qu'elle réconcilie. D'un côté, le PDF classique : parfait pour un humain, illisible pour un logiciel comptable, qui devra ressaisir ou scanner les montants. De l'autre, un fichier 100 % XML (UBL ou CII pur) : parfait pour la machine, mais imbuvable pour une personne qui veut juste vérifier un montant.
La Factur-X garde le meilleur des deux. Concrètement, elle apporte trois choses :
- Lisibilité immédiate : n'importe qui ouvre le PDF et lit la facture, sans outil particulier.
- Traitement automatique : le logiciel du client lit le XML, enregistre la facture, la rapproche du bon de commande et prépare le paiement sans ressaisie.
- Archivage fiable : le PDF/A-3 est un format ISO pensé pour rester lisible dix ans, ce qui colle à l'obligation de conservation des factures.
Pour les délais et modalités de conservation, voyez notre guide sur la durée de conservation des factures. Et pour ce qui doit obligatoirement figurer sur le document, notre page sur les mentions obligatoires d'une facture.
3. Une Factur-X n'est pas un PDF envoyé par e-mail
C'est le point qui piège le plus d'entrepreneurs. Aujourd'hui, beaucoup pensent déjà faire de la facturation électronique parce qu'ils envoient leurs factures en PDF par e-mail. Aux yeux de la réforme, ce n'est pas le cas.
Un PDF simple est considéré comme du papier dématérialisé : une image de facture, sans données exploitables. Une facture électronique au sens légal doit porter des données structurées que les systèmes peuvent lire et contrôler. La Factur-X répond à cette exigence précisément parce qu'elle ajoute la couche XML au PDF. Elle devra transiter par une plateforme agréée (PA), pas par un simple e-mail.
4. Factur-X, UBL, CII : les 3 formats du socle
La réforme n'impose pas un format unique. Elle définit un socle de trois formats interopérables, que toutes les plateformes agréées doivent savoir recevoir et lire. La Factur-X est l'un des trois, aux côtés de deux formats purement XML.
| Format | Type | Lisible par un humain ? | Cas d'usage typique |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Hybride (PDF/A-3 + XML CII) | Oui, directement | TPE, PME, professions libérales |
| UBL | XML pur | Non, sans outil | Éditeurs, ERP, gros volumes |
| CII | XML pur | Non, sans outil | Grands comptes, échanges industriels |
UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice) sont en réalité les deux syntaxes XML admises par la norme européenne EN 16931. Ils ne contiennent que des données, sans mise en forme lisible, et conviennent aux entreprises équipées d'un ERP ou d'un logiciel capable d'afficher la facture à partir du XML. La Factur-X ne réinvente rien : elle réutilise la syntaxe CII et la glisse dans un PDF, pour garder en plus le rendu visuel. C'est ce qui la rend plus confortable pour une petite structure. Choisir la Factur-X ne vous coupe d'aucun destinataire : les trois formats du socle sont interopérables entre plateformes.
5. Les profils de la Factur-X (du MINIMUM à EXTENDED)
Toutes les Factur-X ne portent pas la même quantité de données. Le format prévoit plusieurs profils, du plus léger au plus complet. Plus le profil est élevé, plus le XML contient de détail exploitable automatiquement.
| Profil | Contenu du XML | Pour qui |
|---|---|---|
| MINIMUM | Données d'en-tête et totaux, sans les lignes | Données de synthèse, ne vaut pas facture de vente |
| BASIC WL | En-tête et totaux, toujours sans le détail des lignes | Usages restreints, sans facture détaillée |
| BASIC | En-tête, totaux et détail des lignes | Petites factures complètes |
| EN 16931 (COMFORT) | Jeu complet conforme à la norme européenne | Cible recommandée pour la réforme |
| EXTENDED | Données étendues pour cas complexes | Grands comptes, secteurs spécifiques |
En pratique, vous n'aurez pas à choisir ce profil vous-même dans la plupart des cas : votre logiciel émet directement au profil EN 16931, qui couvre une facture standard complète et conforme. Les profils MINIMUM et BASIC WL ne portent pas le détail des lignes : ils servent à faire circuler des données de synthèse et ne suffisent pas pour émettre une facture de vente classique.
6. Comment produire et lire une Factur-X
La bonne nouvelle : vous ne manipulerez jamais le XML directement. La Factur-X est générée par la couche logicielle, à partir de la facture que vous créez normalement.
Côté réception, c'est le même principe à l'envers : la plateforme de votre client lit le XML, intègre la facture dans sa comptabilité et affiche le PDF pour vérification. La plupart des logiciels de facturation et des experts-comptables en ligne gèrent déjà la Factur-X. Pour savoir qui est habilité à transmettre ces formats, consultez notre liste des plateformes agréées et notre comparatif du coût d'une plateforme agréée.
Si vous êtes en micro-entreprise, notre guide dédié détaille le sujet : facturation électronique pour l'auto-entrepreneur.
7. Factur-X et la réforme : calendrier et obligations
La Factur-X n'est pas une obligation en soi. Ce qui est obligatoire, c'est la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA en France. La Factur-X est simplement l'un des trois formats admis pour s'y conformer, et le plus accessible pour une petite structure.
| Échéance | Ce qui devient obligatoire | Qui est concerné |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Réception des factures électroniques | Toutes les entreprises |
| 1er septembre 2026 | Émission des factures électroniques | Grandes entreprises et ETI |
| 1er septembre 2027 | Émission des factures électroniques | PME et micro-entreprises |
Autrement dit, dès le 1er septembre 2026, vous devrez au minimum être capable de recevoir une Factur-X (ou une UBL, ou une CII) via une plateforme agréée, même si vous n'êtes pas encore tenu d'en émettre. Pour le détail du fonctionnement et des acteurs, voyez notre guide de la facturation électronique et l'explication des rôles dans PDP, PPF et OD : quelles différences. Le détail des pénalités est dans notre page sur les sanctions de la facturation électronique.
8. Questions fréquentes
Sources
- FNFE-MPE, spécification Factur-X : format hybride, profils et documentation de référence
- impots.gouv.fr, la facturation électronique : calendrier, formats du socle et obligations
- economie.gouv.fr (CEDEF) : cadre de la réforme et plateformes agréées
- Commission européenne, norme EN 16931 : modèle sémantique européen de la facture électronique
Article publié le . Le calendrier de la réforme (réception au 1er septembre 2026, émission échelonnée jusqu'au 1er septembre 2027) est susceptible d'évoluer par voie réglementaire.