Mandat de facturation

Définition détaillée

Le mandat de facturation est l'acte qui autorise quelqu'un d'autre à facturer à votre place. Il repose sur le mandat du code civil, adapté aux exigences fiscales : l'écrit et l'antériorité ne sont pas des précautions, ce sont des conditions de validité.

Le mandant reste l'émetteur juridique des factures. C'est son nom, son adresse et son numéro de TVA intracommunautaire qui figurent sur les documents. Le mandataire n'est qu'une main qui rédige.

Qui peut être mandataire

• Le client lui-même, c'est le cas de l'autofacturation : une centrale d'achat, une coopérative, une place de marché.
• L'expert-comptable, quand le cabinet prend en charge l'émission des factures en plus de la tenue. La lettre de mission ne suffit pas, il faut un mandat distinct.
• Un prestataire de facturation ou une plateforme, qui produit les factures à partir des données transmises par le mandant.
• Une société du même groupe, dans le cadre d'une centralisation administrative entre une holding et ses filiales.

Le mandataire peut être établi hors de France, à condition que la France ait un dispositif d'assistance mutuelle avec son pays d'établissement.

Ce que le mandat doit prévoir

• L'identification des parties : raison sociale, adresse, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire du mandant comme du mandataire.
• L'étendue de la mission : quelles opérations, quels clients, quelles séries de factures. Un mandat trop vague est difficile à opposer.
• Le délai de contestation laissé au mandant pour refuser une facture émise en son nom. C'est une condition de validité en autofacturation.
• La numérotation : qui attribue les numéros et selon quelle séquence, pour éviter les doublons avec les factures émises directement par le mandant.
• La conservation des factures et la restitution des données en fin de contrat.
• La durée et les conditions de résiliation, avec le sort des factures en cours.

Le partage des responsabilités

Devant l'administration, il n'y a pas de partage. Le mandant est seul redevable de la TVA mentionnée sur les factures émises en son nom, seul responsable des mentions obligatoires manquantes et seul destinataire d'un éventuel rappel.

Le partage n'existe qu'entre les parties, par le contrat. Une clause prévoyant que le mandataire supporte le coût des erreurs qui lui sont imputables est utile, mais elle joue après coup : le mandant paie, puis se retourne.

C'est pourquoi un mandat sérieux prévoit un contrôle. Recevoir chaque mois le récapitulatif des factures émises en son nom, et vérifier au minimum les taux de TVA appliqués, coûte peu de temps au regard du risque.

Le mandat dans une plateforme agréée

Avec la facture électronique, le mandat cesse d'être un simple papier au dossier : il devient un paramétrage. La plateforme agréée doit savoir que le compte A est autorisé à déposer des factures sous l'identité de l'entreprise B.

Deux incidents reviennent quand ce paramétrage manque. La facture est rejetée, parce que l'émetteur déclaré ne correspond pas au titulaire du compte. Ou elle passe, mais les données remontent sous le mauvais SIREN, ce qui fausse le e-reporting des deux entreprises et crée un écart de TVA à expliquer.

Vérifiez donc deux choses avant l'échéance : que votre plateforme gère les mandats, et que chaque mandat existant y est déclaré. Toutes ne le font pas au même niveau de finesse.

Questions fréquentes