Approbation des comptes

Définition détaillée

L'approbation des comptes est le vote par lequel les associés valident les comptes annuels que le dirigeant leur soumet : bilan, compte de résultat et annexe. Elle constitue le rendez-vous annuel obligatoire de toute société commerciale, quelle que soit sa forme.

Ce vote n'est pas une formalité de pure forme. Il traduit le contrôle des associés sur la gestion : en approuvant, ils reconnaissent que les comptes présentés donnent une image fidèle de la situation de la société. Le dirigeant, lui, sollicite par la même occasion le quitus pour sa gestion de l'exercice.

Les étapes de la procédure

La séquence est encadrée et se déroule toujours dans le même ordre :

• Établissement des comptes annuels par le dirigeant, le plus souvent avec son expert-comptable, à partir de la balance définitive de l'exercice.
• Convocation des associés, dans les formes et délais prévus par les statuts. Quinze jours avant la réunion en SARL, avec les documents joints.
• Tenue de l'assemblée générale ordinaire, au cours de laquelle le dirigeant présente les comptes et le rapport de gestion.
• Vote de l'approbation, à la majorité prévue par les statuts, puis vote sur l'affectation du résultat.
• Rédaction du procès-verbal, consigné dans le registre des assemblées.
• Dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce.

Dans une SASU ou une EURL, il n'y a pas d'assemblée à proprement parler : l'associé unique prend une décision unilatérale qu'il consigne dans le registre des décisions. Le formalisme est allégé, l'obligation reste entière.

Délais à respecter

Le calendrier est le point sur lequel les dirigeants se font le plus souvent piéger :

Une prolongation reste possible, mais elle se demande avant l'expiration du délai, par requête motivée au président du tribunal de commerce. Une demande déposée en juillet pour une clôture au 31 décembre arrive trop tard.

L'affectation du résultat

L'approbation ne se limite pas à valider des chiffres : les associés décident dans la foulée du sort du résultat. Trois options, combinables :

• La mise en réserve, qui renforce les capitaux propres. La réserve légale est obligatoire à hauteur de 5 % du bénéfice, jusqu'à atteindre 10 % du capital social.
• La distribution de dividendes aux associés, possible seulement si le bénéfice est distribuable et la réserve légale dotée.
• Le report à nouveau, qui laisse le résultat en attente d'affectation sur les exercices suivants. C'est aussi le traitement d'une perte.

Sanctions en cas de manquement

Le défaut d'approbation dans le délai de six mois est une infraction pénale : elle expose le dirigeant à une amende de 9 000 €. Tout intéressé, associé minoritaire ou créancier, peut par ailleurs saisir le tribunal pour faire désigner un mandataire chargé de convoquer l'assemblée.

Le défaut de dépôt au greffe est sanctionné séparément, par une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Le président du tribunal peut aussi prononcer une injonction sous astreinte journalière.

Au-delà des amendes, les conséquences pratiques pèsent plus lourd : impossibilité de distribuer des dividendes, difficulté à obtenir un financement, et signal négatif immédiat lors d'un audit d'acquisition. Une société qui n'a pas déposé ses comptes depuis deux exercices attire aussi l'attention de l'administration en cas de contrôle fiscal.

Différence avec le dépôt des comptes

Les deux notions sont souvent confondues, alors qu'elles répondent à des logiques opposées. L'approbation est un acte interne : elle concerne les associés entre eux et matérialise leur contrôle sur la gestion. Le dépôt au greffe est un acte externe : il rend les comptes publics et opposables aux tiers, clients, fournisseurs ou concurrents.

L'ordre ne s'inverse pas : on ne dépose que des comptes déjà approuvés, accompagnés du procès-verbal d'affectation du résultat. Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat, mais cette option ne dispense ni de l'approbation ni du dépôt.

Questions fréquentes